3 lưu ý khi xây dựng quy trình vận hành trong doanh nghiệp

Trong cuốn sách “Cơn lốc quản trị”, Thầy Phan Văn Trường đã nhấn mạnh rằng: “Văn hóa doanh nghiệp se teo tóp nếu như quản trị bằng quá nhiều quy trình”. Mình hoàn toàn đồng ý với quan điểm này. Tuy nhiên, trong giai đoạn doanh nghiệp vẫn còn chưa định hình được văn hóa mà doanh nghiệp mình muốn xây dựng, thì quy trình, cũng như công cụ quản lý, vẫn là một số giải pháp ban đầu cần được áp dụng để mọi hoạt động trong doanh nghiệp được ngay ngắn, quy cũ. Từ đó dần dần điều chỉnh linh hoạt bằng các giá trị văn hóa, là điều cần thiết để doanh nghiệp hoạt động hiệu quả và chuyên nghiệp. Sau đây là một số lưu ý để việc xây dưng và triển khai quy trình vận hành tại doanh nghiệp được hiệu quả:

Thế nhưng thực tế, trong quá trình làm việc với nhiều doanh nghiệp, mình nhận ra rằng, một số doanh nghiệp đang rơi vào “Bẫy” của việc triển khai xây dựng quy trình. Chẳng hạn:

 

  1. Quy trình được viết rất đầy đủ, trình bày rất đẹp, nhưng xong rồi thì cất vào tủ. Vì căn bản, nó không thể hiện được thực tế của doanh nghiệp đang vận hành. 

  2. Các chính sách, quy định ban hành, không gắn với hoạt động kinh doanh, hoặc hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Không căn cứ vào các chỉ số sức khỏe của doanh nghiệp. Mà đơn giản, chỉ dựa vào sự tham khảo, chắp nối từ thông tin hoặc các đơn vị khác, áp dụng vào doanh nghiệp mình.

  3. Quy trình ban hành nhiều năm trước, đến nay vẫn chưa hề thay đổi. Thậm chí còn chưa biết trong doanh nghiệp, có nhiều biến đổi trong cách làm để phù hợp với hiện tại, nhưng quy trình thì vẫn giữ nguyên. 

  4. Quy trình ban hành quá nhiều, dẫn đến tâm lý nhân viên mệt mỏi vì làm gì cũng sợ sai quy trình.

  5. Xung đột lợi ích do quy trình. Và đôi khi nhân viên sử dụng các khe hở của Quy trình quy định, và lách luật (Giống như các kiểu văn bản pháp luật nhà nước hiện nay, vẫn có những khe hở để các doanh nghiệp lách vậy).

  6. Các quy trình rời rạc, không gắn kết nhau (Thiếu quy trình liên phòng ban).

  7. Một số lãnh đào thờ ơ với những chính sách quy định quy trình do mình ký, giao khoán hết cho các bộ phận bên dưới. Đến khi có sự việc phát sinh, mới phát hiện rằng, à là mình đã ký.

  1. …..

Sau nhiều năm chuyên tham gia xây dựng và triển khai quy trình vận hành cho doanh nghiệp, mình rút ra một số quan điểm và lưu ý sau:

  1. Mình nghĩ rằng văn hóa văn bản (hay quy trình quy định được thể hiện bằng văn bản) trong một số hoạt động của doanh nghiệp, là điều cần thiết. Giúp giảm thiểu những tranh cãi nội bộ, bằng một nhân chứng vật chứng rõ ràng. Đặc biệt tại các doanh nghiệp nhỏ, văn bản “truyền miệng” thường xuyên xảy ra, dẫn đến việc nhân viên mất động lực, thiếu niềm tin vì “Hứa mà không làm. Còn lãnh đạo, thì cho rằng “Tôi làm gì có hứa thưởng”. Chỉ bấy nhiêu cũng đủ rắc rối trong việc quản trị doanh nghiệp.

 
  1. Quy trình, chính sách hay bất kỳ văn bản nào được xây dựng cho doanh nghiệp, nên phải được bắt đầu bằng những câu hỏi như:

 
  • Vì sao cần phải xây dựng hoặc ban hành các tài liệu này?

  • Nó có thể hiện toàn bộ hoạt động, hay công việc thực tiễn tại doanh nghiệp?

  • Nếu không xây dựng, thì sẽ ảnh hưởng gì cho doanh nghiệp?

  • Nếu ban hành quy định, chính sách này, có tác động thế nào với nhân viên? Là tích cực, hay tiêu cực?

  • Quy trình biểu mẫu ban hành, nhân viên ở dưới có dễ dàng thực thi? 

  • Nếu triển khai quy trình, biểu mẫu này, có thể tiết giảm hoặc tinh gọn các công việc hiện tại, giúp hiệu quả hơn không? 

  • Nếu đã ban hành, đã thực thi, làm thế nào khi các hoạt động không tuân thủ theo quy trình?

 

Nếu các câu trả lời là không, hoặc không thấy thực sự cần thiết, vậy có nên làm hay không ? Hay vẫn cứ làm như hiện tại, điều chỉnh một số khâu, là đã giúp mang đến hiệu quả cho doanh nghiệp.

Các bước để triển khai một quy trình

  1. Xác định rõ mục tiêu của việc xây dựng quy trình 

  2. Khảo sát thu thập các thông tin thực tiễn, các bước thực thi hiện nay tại các bộ phận 

  3. Dự thảo quy trình, quy định

  4. Họp trình bày dự thảo, lấy ý kiến của tất cả nhân viên có liên quan.

  5. Bổ sung ý kiến, hiệu chỉnh và ban hành áp dụng thử

  6. Đánh giá và điều chỉnh theo thực tế triển khai

  7. Ban hành chính thức và áp dụng 

  8. Theo dõi, đánh giá việc thực hiện theo quy trình 

 

Cuối cùng, mình nghĩ rằng bất kỳ việc xây dựng, hay ban hành các chính sách, quy trình, quy định nào, đều phụ thuộc vào thực tiễn, các vấn đề mà doanh nghiệp gặp phải, và quan điểm của lãnh đạo. Nếu việc triển khai các chính sách, quy trình quy định, làm cho doanh nghiệp cảm thấy nặng nề, kém hiệu quả. Thì nên cân nhắc lại, có cần thiết phải làm hay không? Hay đơn giản, chỉ cần áp dụng một số công cụ đơn giản, thậm chí đào tạo nhân viên, cầm tay chỉ việc hướng dẫn tận tình. Để rồi cải thiện dần các điểm chưa phù hợp trong tổ chức. Vì cốt lõi cuối cùng, bao nhiêu công cụ, quy trình, thì cũng không bằng việc sở hữu một đội ngũ nhân sự có tâm, có trách nhiệm, đồng lòng vì sự phát triển của doanh nghiệp. 

Leave a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *